Kurz: Fünf verbundene Werkzeuge schlagen fünfzehn getrennte Abos. Nötig sind: ein Sprachmodell, eine Transkription, ein Ort für Daten, eine Kette, die Dinge auslöst, und ein Cockpit für die Zahlen. Alles andere ist Sonderfall.
Die Regel vor der Liste
Der häufigste Zustand, den ich in Betrieben sehe: zehn Abos, jedes löst ein Fünftel eines Problems, keins hängt am anderen. Die Daten liegen in fünf Fenstern, und niemand weiß, welche Zahl stimmt.
Deshalb entscheide ich nach Anschluss, nicht nach Funktion: Ein Werkzeug kommt nur dazu, wenn es eine Schnittstelle hat und wenn klar ist, welches andere Werkzeug es dadurch ersetzt oder füttert.
Der Stapel nach Aufgabe
| Aufgabe | Was wirklich bleibt | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Schreiben, Zusammenfassen, Denken | ein großes Sprachmodell (bei mir Claude, dazu ChatGPT) | Geschäftszugang mit Vertrag, nicht der kostenlose |
| Software und Auswertungen | Claude Code oder vergleichbares im Terminal | Zugriff auf Dateien, nicht Schnipsel im Chat |
| Gespräche und Diktate | Transkription, wenn möglich lokal | Inhalte verlassen das Haus nicht |
| Daten und Ablage | eine Datenbank statt fünf Tabellen | Rechte pro Rolle, sonst sieht jeder alles |
| Ketten und Auslöser | ein Baukasten wie n8n | nachvollziehbar, wiederherstellbar, ohne Abo-Streuung |
| Kundenkontakt | ein CRM, in dem wirklich alles landet | Telefon, Mail und Aufgaben an einer Stelle |
| Bild, Video, Stimme | je einen Anbieter, Ergebnisse lokal archivieren | Rechte und Herkunft klären, bevor es veröffentlicht wird |
| Zahlen | ein Cockpit auf einer Quelle | eine Wahrheit, nicht drei Tabellen |
Mehr braucht ein Betrieb zum Anfangen nicht. Was darüber liegt, ist entweder Branchensoftware oder der Wunsch, etwas Neues auszuprobieren — beides legitim, aber nicht dasselbe wie Arbeit.
DSGVO: vier Punkte, die in der Praxis zählen
- Geschäftszugang statt kostenlos. Nur dort gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und nur dort sagen die Anbieter zu, Eingaben nicht zum Training zu verwenden. Bedingungen ändern sich — im Zweifel nachlesen, nicht erinnern.
- Verarbeitungsverzeichnis. Das Werkzeug, das niemand eingetragen hat, ist der häufigste echte Verstoß.
- Daten sparen. Namen ersetzen, Nummern kürzen, Gesprächsinhalte lokal transkribieren. Wirksamer als jede Vertragsklausel.
- Standort klären. Wo läuft die Verarbeitung, wo liegt die Kopie? Das gilt nicht nur für das Modell, sondern auch für die Transkription und die Ablage.
Lokale Modelle sind für Transkription und Sortieren inzwischen gut genug und lösen das Datenthema an der Wurzel. Für anspruchsvolles Schreiben und Code sind die großen Anbieter weiter voraus — dort hilft nur sparsame Eingabe plus Vertrag. Ich bin kein Anwalt; für die verbindliche Bewertung gehört einer dazu.
Was bei mir läuft und warum
- Claude als Hauptwerkzeug für Texte, Auswertungen und Software — inklusive Terminal-Zugriff auf echte Dateien.
- Lokale Transkription auf einem eigenen Rechner, damit Gesprächsinhalte im Haus bleiben.
- Close als CRM, weil Telefon, Mail und Aufgaben dort an einer Stelle liegen.
- Eine Datenbank als Wahrheit statt Tabellen, mit Rechten pro Rolle.
- Eigene Dienste auf einem Rechner im Netz für alles, was ständig laufen muss — günstiger und kontrollierbarer als fünf Abos.
- Ein Cockpit, das die Tageszahlen aus den Berichten zieht, damit Entscheidungen auf einer Quelle stehen.
Die Kostenfalle
Zwölf Abos zu je dreißig Euro sind dreihundertsechzig Euro im Monat für Werkzeuge, von denen drei benutzt werden. Mein Test einmal im Quartal: Jedes Werkzeug muss benennen können, welche Aufgabe es erledigt und was es ersetzt hat. Wer beides nicht beantworten kann, wird gekündigt. Der Unterschied liegt nicht im Preis pro Abo, sondern darin, dass unverbundene Werkzeuge doppelte Arbeit erzeugen statt sie zu sparen.
Häufige Fragen
Welche KI-Tools sind DSGVO-konform?
Konform ist keine Eigenschaft des Werkzeugs, sondern des Einsatzes: Geschäftszugang mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis, so wenig personenbezogene Daten wie möglich und geklärter Verarbeitungsort. Lokale Modelle für Transkription und Sortieren lösen das Thema an der Wurzel.
Brauche ich ChatGPT und Claude gleichzeitig?
Viele Betriebe fahren beides: eines als Abo für die Breite, eines als API-Zugang für das, was in eigene Software eingebaut wird. Wenn es nur eines sein soll, entscheidet die Hauptaufgabe — Software und lange Dokumente sprechen für Claude, Bild und Sprache für ChatGPT.
Lohnen sich lokale KI-Modelle?
Für Transkription, Sortieren und Erkennen ja — sie sind gut genug, kosten nichts pro Aufruf und halten Daten im Haus. Für anspruchsvolles Schreiben und Code sind die großen Anbieter deutlich weiter.
Wie viele KI-Tools braucht ein kleines Unternehmen?
Fünf: ein Sprachmodell, eine Transkription, ein Ort für Daten, eine Kette für Auslöser, ein Cockpit für Zahlen. Verbunden. Alles darüber ist Sonderfall oder Neugier.
Wie erkenne ich ein Abo, das ich kündigen kann?
Es muss zwei Sätze beantworten: welche Aufgabe es erledigt und was es dadurch ersetzt hat. Wer beides nicht sagen kann, zahlt für Möglichkeit, nicht für Arbeit.
Mario De Luca Ich baue Vertriebssysteme und KI-gestützte Software für Unternehmen und bin Gründer des Clone Looping System (CLS). Alle Zahlen in diesen Texten stammen aus eigenen Projekten — nicht aus Studien. Was ich nicht selbst gemessen habe, steht als Einschätzung da. Mehr über mich
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